VárszegiFolyamatfelmérés

Folyamatautomatizálás logisztikai, szállítmányozási és nagykereskedelmi cégeknek

Kevesebb kézi adminisztráció az e-mailek, dokumentumok és vállalati rendszerek között.

Az ismétlődő adatfeldolgozást AI-val és célzott szoftveres megoldásokkal automatizálom. Egyetlen mérhető folyamattal kezdünk, a meglévő rendszerek lecserélése nélkül, emberi ellenőrzéssel ott, ahol szükséges.

Kérek egy 20 perces folyamatfelmérést

A beszélgetés díjmentes és nem jár projektkötelezettséggel. A végére kiderül, indokolt-e részletesebben foglalkozni a folyamattal.

Beérkező adat Élő folyamat
Strukturált kimenet Ellenőrizve
Ügyfél
Példa Kft.
Rendelési érték
1 248 000 Ft
ERP / TMS
Szinkronizálva
Eltérés
Nincs
ERP / TMS Excel E-mail PDF

Ismerős helyzetek

Ha ugyanazt az információt többször kell rögzíteni, ott érdemes elkezdeni.

Az e-mail, a PDF, az Excel és a vállalati rendszerek önmagukban működhetnek jól. A felesleges munka gyakran közöttük keletkezik: valakinek el kell olvasnia, ki kell másolnia, ellenőriznie és újra rögzítenie ugyanazt az információt.

01

E-mailben vagy PDF-ben érkező megrendelések

A munkatárs megnyitja a levelet és a csatolmányt, kikeresi a szükséges adatokat, majd kézzel rögzíti azokat az ERP-ben, TMS-ben vagy más belső rendszerben.

02

Hiányzó adatok és eltérések kézi kezelése

A hiányos vagy ellentmondó információk csak feldolgozás közben derülnek ki. Ezután külön levelezés, ellenőrzés és nyomon követés indul.

03

Több forrásból összeállított riportok

Az adatok különböző táblázatokban és rendszerekben találhatók, ezért ugyanazokat a riportokat minden héten vagy hónapban újra össze kell állítani.

04

Szétszórt adatokból előkészített döntések

A szükséges információ rendelkezésre áll, de több helyen. Az összegyűjtése, összevetése és a kivételek felismerése aránytalanul sok időt vesz igénybe a tényleges döntés előtt.

Célzott megoldás egy konkrét folyamatra

Az automatizálás elvégzi az ismétlődő részt. A felelősség emberi kézben marad.

A megoldás beolvashatja a beérkező információt, kinyerheti a szükséges adatokat, üzleti szabályok szerint ellenőrizheti azokat, majd előkészítheti a következő lépést. A szabályos esetek gyorsabban haladhatnak tovább, a hiányos, bizonytalan vagy kivételes ügyek pedig ellenőrzésre kerülnek.

Az AI ott hasznos, ahol szabad szöveget, e-mailt vagy dokumentumot kell értelmezni. A kiszámítható lépéseket üzleti szabályok és hagyományos automatizálás kezelik. Nem minden problémára az AI a megfelelő eszköz.

Egy lehetséges folyamat

  1. Beérkezik az e-mail és a csatolmány.
  2. A rendszer kinyeri a szükséges mezőket.
  3. Ellenőrzi a kötelező adatokat és az üzleti szabályokat.
  4. A bizonytalan esetet munkatársnak jelzi.
  5. A jóváhagyott adat a következő rendszerbe vagy munkafázisba kerül.
  6. A feldolgozás és az esetleges eltérés visszakereshető marad.

Először a jelenlegi munkát mérjük meg

Néhány perc ismétlődő munka éves szinten több száz órává válhat.

733munkaóra évente egy szemléltető számításban

25 feldolgozandó tétel naponta · 8 perc kézi munka tételenként · 220 munkanap évente

Ez nem megtakarítási ígéret. A tényleges kiindulási állapotot, az automatizálható arányt és a kivételek mennyiségét a saját folyamat adatai alapján kell meghatározni.

Felméréstől a működő pilotig

Egyetlen folyamat, világos döntési pontok.

  1. 01

    Díjmentes 20 perces egyeztetés

    Áttekintjük a leginkább időigényes manuális folyamatot, annak gyakoriságát és a jelenlegi nehézségeket. Eldöntjük, van-e értelme egy részletes felmérésnek.

  2. 02

    Részletes folyamatfelmérés

    Feltérképezzük a lépéseket, a használt rendszereket, a bemeneteket, a kivételeket és a jelenlegi időigényt. Meghatározzuk a lehetséges megoldásokat, a szükséges hozzáféréseket, a kockázatokat és a pilot mérőszámait.

  3. 03

    Fix keretű pilot

    Egyetlen kiválasztott folyamatra működő megoldás készül, előre rögzített határokkal, elfogadási feltételekkel és emberi ellenőrzési pontokkal.

  4. 04

    Mérés alapján döntés

    Összehasonlítjuk a feldolgozási időt, a kézi lépéseket, a kivételeket és a hibákat a kiindulási állapottal. Bővítést csak akkor javaslok, ha az eredmények indokolják.

Kontrollált bevezetés

Az automatizálásnak kiszámíthatóbbá kell tennie a működést, nem kockázatosabbá.

A folyamat határai, az emberi ellenőrzés, az elfogadási feltételek és a siker mérőszámai már a pilot előtt egyértelműek.

A meglévő rendszerek maradnak

Elsősorban a közöttük végzett manuális munkát csökkentjük, teljes ERP-, CRM- vagy TMS-csere nélkül.

A hibák nem maradnak láthatatlanok

Már a tervezés során meghatározzuk, mi történjen hiányzó adat, bizonytalan eredmény vagy elérhetetlen rendszer esetén.

Az emberi jóváhagyás megtartható

A bizonytalan, kivételes vagy üzletileg érzékeny eseteket továbbra is munkatárs ellenőrizheti.

Az elfogadási feltételeket előre rögzítjük

A pilot előtt egyértelművé tesszük, mit kell teljesítenie a megoldásnak, milyen adatokon teszteljük, és mi nem része a projektnek.

Folyamatfelmérési garancia

Ha a részletes felmérés végén nem tudok legalább egy műszakilag megvalósítható, mérhető és üzletileg indokolható pilotot kijelölni, a felmérés díját nem számítom fel.

Jó kiindulási helyzet

Akkor érdemes beszélnünk, ha a folyamat már látható terhet jelent.

  • Ugyanaz a feladat naponta vagy hetente többször ismétlődik.
  • Az információ e-mail, dokumentum, Excel és belső rendszerek között mozog.
  • A folyamat késedelmet, ismételt adatrögzítést vagy rendszeres hibalehetőséget okoz.
  • Van munkatárs, aki részletesen ismeri a jelenlegi működést.
  • Rendelkezésre állnak reprezentatív, megfelelően kezelhető példák a felméréshez és teszteléshez.

Valószínűleg még nem ez a következő lépés, ha a probléma ritkán fordul elő, nincs mérhető kiindulási állapot, vagy a folyamatot a szervezeten belül sem sikerült még egyértelműen meghatározni.

Várszegi Barnabás

Founder-led együttműködés

Várszegi Barnabás

Közvetlenül velem dolgozik a folyamat feltárásától a működő megoldásig.

Logisztikai, szállítmányozási és nagykereskedelmi cégek ismétlődő adatfeldolgozási és adminisztratív folyamataira készítek célzott szoftveres megoldásokat.

A technológia mindig a feladathoz igazodik. AI-t ott használok, ahol dokumentumot vagy szabad szöveget kell értelmezni, és az eredmény megfelelően ellenőrizhető. A cél nem egy látványos AI-demó, hanem egy konkrét működési probléma mérhető javítása.

Első lépés

Nézzük meg azt az egy folyamatot, amely most a legtöbb kézi munkát okozza.

Egy 20 perces beszélgetésben áttekintjük, hogyan működik ma, milyen gyakran ismétlődik, és miért maradt eddig manuális. Ha van reális automatizálási lehetőség, meghatározzuk a részletes felmérés következő lépését. Ha nincs, nem javaslok projektet.

Díjmentes első egyeztetés Nincs projektkötelezettség Konkrét folyamatból indulunk